O que é um voucher?
Um comprovante é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa para reunir e arquivar todos os documentos de suporte necessários para aprovar o pagamento de um passivo. Um comprovante é essencialmente o documento de backup das contas a pagar. Contas a pagar são as contas de curto prazo devidas pelas empresas a vendedores e fornecedores.
O voucher é importante porque é um mecanismo interno de controle contábil que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que os bens ou serviços adquiridos sejam realmente recebidos.
Principais Takeaways
- Um comprovante é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa que contém os documentos de suporte de uma fatura.Um comprovante é essencialmente os documentos de backup das contas a pagar, que são faturas devidas pelas empresas a vendedores e fornecedores. fatura, valor em dívida, data de vencimento, contas do Razão e recibos de remessa. Todos os valores de vouchers em dívida são somados e o montante fixo é registrado como contas a pagar no balanço.
Como funcionam os comprovantes
As empresas têm várias obrigações financeiras de curto prazo para fornecedores e vendedores ao longo de um período contábil. Uma empresa pode precisar comprar estoque ou matérias-primas de fornecedores usados na produção dos bens da empresa. Os fornecedores concedem essencialmente uma extensão de crédito à empresa, permitindo que o pagamento seja feito em um futuro próximo, como 30, 60 ou 90 dias.
Um comprovante é um formulário que inclui todos os documentos comprovativos que mostram o dinheiro devido e quaisquer pagamentos pagos a um fornecedor ou vendedor por um saldo pendente. O comprovante e os documentos necessários são registrados no registro do comprovante. Alguns dos documentos de suporte em um voucher podem incluir:
- Fatura do fornecedorVendedor ou nome do fornecedor a ser pagoTermos de pagamento, como o valor devido, a data de vencimento e quaisquer descontos concedidos pelo fornecedor pelo pagamento antecipado da faturaO pedido de compra da empresaRecibo mostrando que as mercadorias foram recebidas pela empresa do fornecedorO razão geral contas a serem usadas para fins contábeisAssinaturas de representantes autorizados na empresa para a compra e pagamento Prova de pagamento e data após o pagamento da fatura ao fornecedor
O valor total de todos os comprovantes com saldo devedor em aberto é registrado como contas a pagar no balanço. Após o pagamento do comprovante, a prova de pagamento é incluída no comprovante e registrada como comprovante pago.
Como os vouchers são úteis
Os comprovantes da empresa servem como uma fonte importante de evidência quando uma auditoria é realizada. Um auditor executa um conjunto de procedimentos para determinar se as demonstrações contábeis estão livres de distorção relevante. Os comprovantes documentam que os bens adquiridos foram realmente recebidos, o que apóia a afirmação do auditor de que os bens e serviços lançados nas demonstrações financeiras realmente existem. Os comprovantes também justificam os pagamentos em dinheiro da empresa aos fornecedores e documentam as contas contábeis usadas para lançar a transação.
O uso de um sistema de cupons também reduz o risco de os funcionários fazerem conluio para roubar ativos da empresa. As empresas empregam segregação de funções para impedir o roubo de funcionários, o que significa que tarefas críticas são atribuídas a diferentes pessoas dentro da organização. O comprovante documenta que as tarefas são executadas por várias pessoas e cria uma trilha em papel para que um auditor possa confirmar que as tarefas foram adequadamente segregadas.
Exemplo de um voucher
Um restaurante local pede carne e peixe todos os dias a seus fornecedores. O gerente do restaurante atende a um pedido de 30 libras de carne e o proprietário inicializa o pedido para aprovar a remessa. Quando a remessa é recebida, o conteúdo da remessa é comparado ao pedido para garantir que a remessa corresponda ao que foi pedido. O restaurante conclui uma nota de remessa para documentar o processo, e a nota de remessa é comparada com a fatura do fornecedor.
O comprovante, que é uma página de rosto que explica os documentos anexados, inclui o pedido de compra, o recibo de remessa e a fatura. O valor da compra é adicionado e registrado nas contas a pagar no balanço patrimonial até o pagamento. O proprietário revisa todas as informações do voucher antes de assinar um cheque.
O comprovante também inclui as contas contábeis usadas para registrar a transação. O restaurante, por exemplo, pode creditar (aumentar) a conta de estoque de carne e debitar (diminuir) a conta de caixa para registrar o pagamento. O recebimento do pagamento e a data são registrados para mostrar que o comprovante foi pago. Contas a pagar refletirá o saldo mais baixo devido ao pagamento da fatura, supondo que não haja contas a pagar adicionais geradas.
