O que são pagamentos diários?
Pagamentos diários são subsídios diários pagos aos funcionários para cobrir os custos incorridos durante uma viagem de negócios. As despesas comerciais normalmente incluem acomodação, transporte, alimentação e outras despesas acessórias. Diem - o termo latino para "por dia" - também pode se referir a um sistema de remuneração estrutural no qual um funcionário é pago por dia, em vez de hora ou mês.
Principais Takeaways
- Os pagamentos diários são subsídios diários pagos aos funcionários para cobrir os custos incorridos durante uma viagem de negócios. Os pagamentos diários são úteis quando os funcionários acumulam despesas comerciais anuais, como acomodações, refeições, viagens e assim por diante. de cartões de crédito da empresa, cobertura total ou parcial de despesas ou taxas diárias fixas. A maioria das empresas usa a taxa padrão estabelecida pelo governo federal como orientação para suas diárias.
Noções básicas sobre pagamentos diários
Os pagamentos diários são úteis para algumas funções que exigem viagens extensas, fazendo com que os funcionários acumulem despesas anuais de negócios, como acomodações, refeições, viagens e assim por diante. As empresas possuem sistemas diferentes para cobrir essas despesas:
- Cartões de crédito da empresa: algumas empresas emitem cartões de crédito para seus funcionários. Isso lhes permite pagar imediatamente as despesas comerciais durante o trabalho, sem incorrer em nenhuma despesa por conta própria. Cobertura de despesas total ou parcial: embora algumas empresas cubram as despesas dos funcionários por completo, algumas empresas oferecem apenas pagamentos diários para despesas parciais - especificamente para itens como hospedagem, alimentação e viagens. Montantes fixos: muitas empresas fornecem a seus funcionários uma taxa diária fixa específica. Espera-se que os funcionários cubram a totalidade ou parte de seus custos com essa diária.
O pagamento diário também se refere à estrutura de remuneração recebida por alguns trabalhadores. Os trabalhadores em uma estrutura diária recebem seus salários por dia ou pela quantidade de trabalho realizado. Esses tipos de trabalhadores geralmente têm contratos temporários ou de curto prazo, em oposição a empregos em período integral. Trabalhadores da saúde e professores substitutos são exemplos de trabalhadores no cronograma de pagamentos diários.
Considerações Especiais
As diárias para a maioria dos funcionários do governo federal são definidas pela Administração de Serviços Gerais dos EUA (GSA). As empresas com uma política de pagamento diário para despesas comerciais usam essa taxa federal diária como orientação. As tarifas padrão para viagens domésticas e internacionais entram em vigor em 1º de outubro de cada ano. Embora as taxas definidas pelo governo dos EUA sejam baseadas no custo de vida na cidade de uma empresa, ele pode definir taxas mais altas ou mais baixas que a taxa padrão.
Pagamentos diários superiores à taxa padrão exigem que o funcionário pague impostos sobre o valor excedente. O pagamento em excesso está incluído na Caixa 12 do Formulário W-2. A falta de arquivamento de um relatório de despesas comerciais com o empregador dentro de 60 dias geralmente resulta em um pagamento de imposto sobre o desembolso total diário.
Os funcionários são obrigados a pagar impostos sobre qualquer valor acima da taxa padrão diária.
Os pagamentos diários não fazem parte do salário de um funcionário se o pagamento for igual ou inferior à taxa federal diária e o funcionário fornecer um relatório de despesas comerciais ao empregador. Os pagamentos geralmente são contabilizados como receita não tributável para os funcionários e são apresentados separadamente da receita tributável no Formulário W-2. O relatório de despesas comerciais deve ser enviado ao empregador no prazo de 60 dias após a conclusão da viagem e deve detalhar o objetivo da viagem, a data e o local, além de recibos de despesas cobertas pelo próprio bolso.
Diárias para trabalhadores independentes
Os trabalhadores independentes só podem usar uma taxa diária para o custo das refeições. Como outros funcionários, os trabalhadores independentes devem manter um registro dos relatórios de despesas, mostrando a data, o local e o objetivo da viagem de negócios. Manter os recibos também pode ser necessário, embora, nos casos em que não estejam, ainda seja uma boa ideia mantê-los.
Tipos de pagamentos diários
As empresas lidam com pagamentos diários diferentes. Conforme observado acima, eles podem emitir cartões de crédito, cobrir despesas totais ou parciais, oferecer taxas fixas ou exigir que os funcionários cubram as despesas do próprio bolso para reembolso posteriormente.
Os pagamentos diários podem cobrir as despesas comerciais total ou parcialmente. As empresas podem usar uma taxa diária para hospedagem e refeições, ou uma taxa diária para cobrir apenas as refeições. Uma diária parcial, por exemplo, pode totalizar US $ 100 para cobrir apenas refeições, enquanto as despesas de hospedagem e despesas acessórias são pagas do próprio bolso. Algumas empresas efetuam pagamentos diários, efetuando cheques ao empregado como indicação de que ele é separado da receita do funcionário.
Tarifas fixas
Uma empresa que implementa um método de diárias fixas para despesas comerciais geralmente paga ao empregado uma quantia fixa por dia. Por exemplo, um pagamento diário para um consultor de tecnologia da informação (TI) que trabalha durante a semana em outra cidade pode ser de US $ 200 por dia - US $ 100 para acomodações, US $ 50 para alimentação e US $ 50 para custos incidentais.
Despesas acessórias são custos que não são especificamente identificados, mas são determinados a critério dos funcionários. Os custos incidentais podem incluir custos de transporte, serviço de lavanderia, internet, serviço de quarto, dicas para servidores e assim por diante. Se um funcionário usar seu carro pessoal em uma viagem de negócios, ele será reembolsado de acordo com a taxa de reembolso de milhagem do Internal Revenue Service (IRS) - uma taxa opcional usada para calcular os custos dedutíveis da operação de um veículo para fins comerciais.
As despesas de bolso
Nos casos em que os funcionários são obrigados a pagar suas despesas antecipadamente e por conta própria, as empresas geralmente exigem que eles enviem reivindicações. Se as reivindicações forem aprovadas para despesas diretas, as empresas emitem reembolso a seus funcionários pelas despesas comerciais. Esse método consome muito mais tempo, pois exige que a equipe analise solicitações e recebimentos, aprove ou recuse solicitações de reembolso e emita pagamentos a funcionários.
Benefícios dos pagamentos diários
As empresas que usam pagamentos diários e / ou cartões de crédito da empresa economizam para os funcionários tempo e trabalho de manter e arquivar recibos. Se o pagamento tiver sido coberto por diárias e o custo estiver abaixo do valor da diária, o pagamento será aprovado sem a necessidade de documentação. Se o custo da refeição alocado pelo funcionário for de US $ 100 por dia, qualquer quantia gasta igual ou inferior a US $ 100 em alimentos por dia não precisará de recibos de negócios. No entanto, o funcionário gasta acima desse valor em alimentos; os recibos deverão ser arquivados no departamento de recursos humanos (RH).
O que acontece com qualquer dinheiro em excesso? Os funcionários podem ficar com o dinheiro não gasto. Isso poderia servir como um incentivo para gastos econômicos por parte dos funcionários que gostam de economizar algum dinheiro.
