Para uma pequena empresa com poucas transações, um proprietário experiente pode usar o Excel como um substituto para o software de contabilidade. O Excel possui todas as ferramentas necessárias para criar e manter um razão geral, mas requer um sólido entendimento da contabilidade básica e atenção aos detalhes. Para empresários que não têm certeza se estão prontos ou têm os recursos para investir em software de contabilidade, o Excel pode ser um bom lugar para começar a manter registros contábeis até que o software de contabilidade seja adquirido.
Usando o Excel como contabilidade
Uma configuração simples de manutenção de registros deve incluir primeiro colunas para a data da transação, descrição da transação e um número de referência, como uma fatura ou números de cheque. As próximas colunas listarão cada uma das contas a serem usadas durante o ano. Uma reflexão cuidadosa deve ser feita na seleção de contas, pois será difícil voltar e fazer alterações mais tarde. Da esquerda para a direita, as primeiras contas listadas devem ser contas de demonstração de resultados, começando com receitas e terminando com despesas. A seguir, serão apresentadas as contas de ativos, as contas de passivo e, por fim, as contas de patrimônio.
O razão geral usa a contabilidade de entrada dupla para acompanhar todas as transações da empresa, e é importante ter um entendimento sólido desse conceito antes de começar a usar o Excel como razão geral.
O que é contabilidade de dupla entrada?
Se essa é uma empresa nova, a primeira transação provavelmente será o patrimônio investido na empresa. Como exemplo, digamos que uma empresária chamada Jane decida abrir uma oficina mecânica. Ela tem US $ 750.000 em poupança para iniciar o negócio e abre uma conta corrente comercial com os fundos.
Usando os conceitos de contabilidade de dupla entrada, Jane sabe que essa transação aumentará a conta de caixa da empresa (a entrada de débito) e será compensada por um aumento na conta de patrimônio do proprietário (a entrada de crédito). Nesse sistema do Excel, todas as entradas de débito devem ser registradas como valores positivos, enquanto todas as entradas de crédito devem ser registradas com valores negativos.
Neste exemplo, Jane deve inserir a data da transação e uma descrição como "investimento de capital" na primeira linha da planilha. Ela colocará uma entrada positiva de US $ 750.000 na coluna da conta "dinheiro" da planilha e uma entrada negativa de US $ 750.000 na coluna da conta "patrimônio líquido" da planilha. Para verificar os números, Jane deve usar uma fórmula Sum para garantir que todas as entradas em cada linha somam zero dólar.
A partir daí, Jane continuará inserindo uma linha para cada transação. Se ela comprar equipamentos com o dinheiro da empresa, Jane fará uma transação para mostrar um débito ou entrada positiva na coluna da conta "equipamento" e crédito ou entrada negativa na coluna da conta "dinheiro". Se ela vender serviços de usinagem para um cliente, registrará um crédito na conta "receita" e um débito na conta "patrimônio".
Por fim, o total de cada coluna da conta deve ser somado na parte inferior da planilha. A soma de todas as contas de receita pode ser adicionada para calcular o lucro líquido atual. Outras colunas podem ser configuradas conforme necessário para calcular, por exemplo, total de ativos, total de passivos e patrimônio total.
