O que é uma solicitação de cotação (PDO)?
Uma solicitação de cotação (RFQ) é uma solicitação de bens ou serviços em que uma empresa solicita que os fornecedores enviem uma cotação de preços e ofereçam a chance de cumprir determinadas tarefas ou projetos. Uma solicitação de cotação, também conhecida como convite para lance (IFB), geralmente é o primeiro passo para enviar uma solicitação de proposta (RFP). Esses dois documentos são semelhantes, pois fornecem detalhes do projeto ou serviços necessários, mas as solicitações de cotação geralmente solicitam uma cotação de preço mais abrangente. As RFQs podem ser enviadas individualmente ou como um anexo a uma RFP.
Como as solicitações de cotação funcionam
Além dos preços, as solicitações de cotação podem incluir detalhes como condições de pagamento, fatores que podem influenciar a seleção de lances de uma empresa, prazo de envio e similares. Uma agência governamental que deseja comprar 500 computadores com um tamanho específico de disco rígido e velocidade de processamento, por exemplo, enviaria uma solicitação de cotação para vários fornecedores, como possíveis compradores.
Como o formato da RFQ é uniforme em uma determinada empresa, quando as RFQs retornam com suas cotações de preços, a empresa solicitante pode compará-las facilmente. Normalmente, um processo de RFQ é dividido em quatro seções:
A fase de preparação, a fase de processamento, a fase de concessão e a fase de fechamento. A empresa geralmente concederá o contrato ao fornecedor que atender aos critérios mínimos de qualificação e apresentar a menor oferta.
Considerações especiais: Usando RFQs
As RFQs não são anúncios públicos. Como a empresa solicitante envia solicitações de cotação apenas para as empresas em que confia, não precisa preparar documentação comprada. Além disso, diferentemente de uma solicitação pública, uma empresa pode recuperar apenas o número de lances solicitados, o que também economiza tempo.
O uso de uma RFQ reduz o tempo necessário para adquirir bens ou serviços. Também oferece um grau de segurança, pois uma empresa receberá lances apenas dos fornecedores que preferir. Por outro lado, como as solicitações de cotação reduzem a quantidade de concorrência, uma empresa pode perder o preço mais baixo disponível ou aprender sobre novos fornecedores de alta qualidade.
Quando uma empresa recebe uma cotação em resposta a uma RFQ, não é uma oferta nem um contrato vinculativo. O solicitador oferecerá o trabalho ao fornecedor escolhido enviando um pedido de compra que, na verdade, é um contrato que especifica os termos e condições do trabalho. Quando um fornecedor aceita e assina o pedido, o contrato começa.
