A contabilidade de dupla entrada é o conceito de que toda transação contábil tem dois efeitos nas finanças de uma empresa. O Razão é o registro dos dois lados de cada transação. Se uma empresa vende um produto, sua receita aumenta e seu caixa aumenta em uma quantidade igual. Quando uma empresa toma emprestado fundos de um credor, o saldo de caixa aumenta, mas o saldo da dívida da empresa aumenta na mesma quantidade.
O sistema de dupla entrada cria um balanço patrimonial composto por ativos, passivos e patrimônio líquido. A folha é equilibrada porque os ativos de uma empresa sempre serão iguais aos seus passivos mais patrimônio líquido. Os ativos incluem todos os itens que a empresa possui, como estoque, dinheiro, máquinas, edifícios e até itens intangíveis, como patentes. Os passivos representam tudo o que a empresa deve a outra pessoa, como contas a pagar de curto prazo pertencentes a fornecedores ou notas de longo prazo a pagar devidas a um banco. O patrimônio representa a participação dos proprietários na empresa. O patrimônio líquido pode incluir quaisquer contribuições que os proprietários tenham feito à empresa, mais os lucros da empresa ou menos as perdas da empresa.
Cada entrada tem um lado de "débito" e um lado de "crédito", registrados no Razão. As contas de ativos aumentam quando debitadas e diminuem quando creditadas. Por outro lado, passivos e patrimônio aumentam quando creditados e diminuem quando debitados. Se um ativo aumentar com um débito, o lado do crédito da entrada afetará outro ativo diminuindo-o ou afetará uma conta de passivo ou patrimônio líquido, aumentando-o, a fim de manter os ativos = passivo + equação de patrimônio em equilíbrio.
Por exemplo, se Lucie abrir um novo supermercado, ela poderá iniciar o negócio contribuindo com algumas de suas próprias economias de US $ 100.000 para a empresa. A primeira entrada no Razão seria um débito para Cash, aumentando os ativos da empresa, e um crédito para Equity, aumentando a participação da Lucie na empresa. Se Lucie comprar algumas prateleiras por US $ 5.000 no cartão de crédito da empresa, a próxima entrada na contabilidade seria um débito no equipamento por US $ 5.000, aumentando os ativos da empresa e um crédito no cartão de crédito vencido por US $ 5.000, aumentando o passivo da empresa.
Um sub-razão pode ser mantido para cada conta individual, o que representará apenas metade da entrada. A contabilidade, no entanto, tem o registro para as duas partes da entrada. Quando Lucie compra as prateleiras, o sub-livro Equipment mostra apenas metade da entrada, que é o débito no equipamento por US $ 5.000. O sub-livro devido do cartão de crédito incluiria um registro da outra metade da entrada, um crédito de US $ 5.000. O razão geral teria duas linhas adicionadas a ele, mostrando o débito e o crédito por US $ 5.000 cada.
Segundo o Wall Street Journal, o uso precoce do sistema de entrada dupla foi documentado por Luca Pacioli no século XV. Na década de 1400, os contadores usavam papel e caneta para manter seus registros, acompanhando minuciosamente cada entrada dupla. Hoje, os contadores normalmente não usam um livro de contabilidade geral; no entanto, o software contábil moderno usa o mesmo conceito subjacente de lançar duas entradas no razão geral para cada transação.
