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O que é um formulário W-9?

Um formulário W-9 é um formulário de imposto da Receita Federal (Internal Revenue Service - IRS) que é usado para confirmar o nome, o endereço e o número de identificação fiscal (TIN) de uma pessoa para emprego ou outros fins geradores de renda. A confirmação pode ser solicitada para um indivíduo definido como um cidadão dos EUA ou uma pessoa definida como um estrangeiro residente.

Um formulário W-9 também é conhecido como número de identificação do pedido de contribuinte e formulário de certificação.

Noções básicas de um formulário W-9

Um formulário W-9 é uma solicitação formal por escrito apenas de informações e é usado apenas com o objetivo de confirmar o número de identificação de contribuinte (TIN) de uma pessoa. Uma entidade que é obrigada a arquivar um documento informativo junto ao IRS, como o Formulário 1099, deve obter seu NIF correto para relatar quaisquer ganhos ou perdas que possam afetar sua declaração de imposto de renda federal ou sua renda tributável. Para a maioria das pessoas, o NIF será o seu número de segurança social (SSN).

O W-9 difere do Formulário W-4 - que é mais comumente fornecido pelos funcionários aos empregadores diretos - na medida em que o W-9 não organiza inerentemente a retenção de quaisquer impostos devidos. Quaisquer impostos exigidos com base nos ganhos relacionados ao W-9 fornecido são de responsabilidade do titular da NIF listado no documento, a menos que o contribuinte esteja sujeito a retenção na fonte. Se a retenção de backup for necessária, isso deverá ser observado no W-9, para informar adequadamente a entidade que recebe as informações sobre a necessidade de reter adequadamente.

Principais Takeaways

• O W-9 é um formulário oficial fornecido pelo IRS para os empregadores ou outras entidades verificarem o nome, endereço e número de identificação fiscal de um indivíduo que recebe renda. As informações extraídas de um formulário W-9 costumam ser usadas para gerar um 1099 As informações coletadas por uma entidade no formulário W-9 não podem ser divulgadas para nenhum outro fim, de acordo com os rígidos regulamentos de privacidade.

Uso das informações do W-9

As informações obtidas em um formulário W-9 costumam ser usadas para criar uma versão do Formulário 1099. Um Formulário 1099 contém informações sobre qualquer renda que possa ter sido recebida pelo titular do NIF que normalmente não seria listada em um W-2.. Isso inclui, mas não se limita a, renda paga a uma pessoa como parte de um contrato; certas transações imobiliárias; juros hipotecários pagos por um indivíduo; dividendos pagos contra um investimento; e várias outras transações financeiras.

O IRS exige que aqueles que não são definidos como cidadãos dos EUA ou estrangeiros residentes usem o formulário W-8 apropriado no lugar de um formulário W-9.

Um Formulário 1099 só precisa ser emitido quando o limite mínimo de renda for atingido, que é de US $ 600 a partir de 2018. Os valores abaixo desse limite devem ser informados como receita pelo titular do NIF, mas não requerem um formulário 1099.

Mesmo que os funcionários sejam legalmente obrigados a fornecer determinadas informações pessoais a seus empregadores, a privacidade de um funcionário é protegida por lei. Um empregador que divulga as informações pessoais de um funcionário de qualquer forma não autorizada pode ser submetido a processo civil e criminal.

Instruções passo a passo

O formulário W-9 é um dos formulários mais simples de IRS a serem preenchidos, mas se os formulários fiscais o deixarem nervoso, não se preocupe. Orientaremos você na maneira correta de concluí-lo.

Etapa 1: digite seu nome como mostrado na sua declaração de imposto. Fácil né?

Etapa 2: digite o nome da sua empresa ou o nome "entidade desconsiderada", se diferente do nome digitado para a etapa 1. Por exemplo, você pode ser um proprietário exclusivo, mas para fins de marketing, você não usa seu nome pessoal como seu nome da empresa; em vez disso, você está "fazendo negócios como" outro nome. Você digitaria esse nome aqui. Quanto à parte da entidade desconsiderada, se você não sabe o que é, provavelmente não é uma. O tipo de entidade desconsiderada mais comum é uma empresa de responsabilidade limitada com um único membro. As sociedades unipessoais e as corporações S nunca são classificadas como entidades desconsideradas.

Etapa 3: Que tipo de entidade comercial você é para a classificação de impostos federais: propriedade exclusiva, parceria, corporação C, corporação S, trust / estate, sociedade de responsabilidade limitada ou "outra"? Marque a caixa apropriada. Se você não tiver certeza, provavelmente é um proprietário exclusivo, porque teria que registrar muita papelada para se tornar uma das outras entidades.

Etapa 4: Isenções. Provavelmente, você deixará essas caixas em branco. Aqui estão algumas exceções:

1. Os beneficiários isentos de retenção na fonte, como empresas (na maioria dos casos), podem precisar inserir um código na caixa "Código de beneficiário isento". As instruções do formulário W-9 listam os beneficiários isentos e seus códigos e os tipos de pagamento para os quais esses códigos devem ser usados. As empresas que preenchem um W-9 para receber pagamentos de juros ou dividendos, por exemplo, inserem o código "5." Os beneficiários isentos de relatórios ao abrigo da Lei de Conformidade de Impostos sobre Contas Estrangeiras (FATCA) podem precisar inserir um código no campo " Isenção do código de relatório FATCA ”. Nenhuma dessas caixas será aplicada ao empreiteiro independente típico ou freelancer.

Etapa 5: forneça seu endereço, cidade, estado e CEP. E se o seu endereço residencial for diferente do seu endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no Formulário W-9? Use o endereço que você usará em sua declaração de imposto. Por exemplo, se você é o único proprietário que aluga espaço para escritório, mas arquiva sua declaração de imposto de renda usando seu endereço residencial, insira seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas para combinar seus 1099s com o formulário 1040.

Etapa 6: nesta etapa opcional, você pode fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu seu número de identificação fiscal.

Etapa 7: O IRS chama esta seção de Parte I, que deve fazer você se perguntar o que foram todas essas etapas que você acabou de concluir. Aqui, você deve fornecer o número de identificação fiscal da sua empresa, que será seu número individual de Seguro Social (SSN) se você for o único proprietário ou o número de identificação do seu empregador (EIN) se você for outro tipo de empresa. Agora, algumas empresas individuais também têm EINs, mas o IRS prefere que os proprietários únicos usem seus SSNs no formulário W-9. Novamente, isso facilitará a correspondência de qualquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto, que você arquivará no seu SSN.

E se o seu negócio for novo e não tiver um EIN? Você ainda pode preencher o formulário W-9. O IRS diz que você deve solicitar seu número e escrever "solicitado" no espaço para o NIF. Você deseja obter esse número o mais rápido possível porque, até conseguir, estará sujeito a retenção na fonte. Você pode solicitar um EIN no site do IRS. Consulte as instruções abaixo para a Etapa 8, Parte II, para obter mais informações sobre a retenção de backup.

Etapa 8: Na Parte II, você deve atestar a veracidade de todas as suas informações antes de assinar o formulário W-9. Deitar intencionalmente um formulário de imposto pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a cadeia; o IRS não mexe. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que você deve certificar como verdadeiras, sob pena de falso testemunho:

• Se você estava pensando em usar um número de identificação fiscal "emprestado", roubado ou inventado, pense duas vezes antes de prestar juramento.

• A maioria dos contribuintes está isenta de retenção na fonte. Se você não tem idéia do que o IRS está falando aqui, provavelmente está isento. Se você não estiver isento, o IRS o notificará, e a empresa que paga você deve saber porque é necessário reter o imposto de renda do seu pagamento a uma taxa fixa de 28% e enviá-lo ao IRS. Aliás, agora você conhece outro bom motivo para não trapacear sua declaração de imposto de renda: você pode ter que contar a um futuro cliente sobre isso e fazer com que a empresa pense duas vezes sobre você. O item (c) basicamente diz que, se você estava sujeito a retenção na fonte, mas não está mais, ninguém precisa saber.

• Se você é um estrangeiro residente, está livre. O IRS também considera o seguinte como uma “pessoa dos EUA”: uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou sob as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e uma confiança doméstica. Se sua empresa é uma parceria que possui um parceiro estrangeiro, aplicam-se regras especiais; leia sobre eles nas instruções para formar o W-9. Se você não é um cidadão dos EUA, pode ser necessário preencher o formulário W-8 ou 8233.

• Você provavelmente não precisará se preocupar com este, que tem a ver com a Lei de conformidade tributária de conta estrangeira.

Mais alguns pontos antes de assinar

O formulário W-9 diz para você riscar o item 2 acima se tiver sido notificado pelo IRS de que está atualmente sujeito a retenção na fonte porque não relatou todos os juros e dividendos na sua declaração de imposto.

Você pode riscar o item 2 se estiver preenchendo o Formulário W-9 em conexão com uma transação imobiliária. O item 2 não se aplica neste caso, portanto, não importa se você está sujeito a retenção na fonte.

Agora, se você ler as letras pequenas das instruções W-9 com atenção, parece indicar que a maioria das pessoas não precisa assinar este formulário. Geralmente, você só precisa assiná-lo se o IRS tiver notificado você que você forneceu anteriormente um NIF incorreto. Aspectos técnicos à parte, no entanto, a pessoa que solicitou o preenchimento do Formulário W-9 provavelmente o considerará incompleto ou inválido se você não o tiver assinado e boa sorte tentando convencê-los do contrário.

Retornando o formulário

Devolva o formulário preenchido W-9 à empresa que solicitou o preenchimento. Idealmente, você o entregará pessoalmente para limitar sua exposição ao roubo de identidade, mas esse método geralmente não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se precisar enviar o formulário por e-mail, você deve criptografar o documento e sua mensagem de e-mail e verificar três vezes se você tem o endereço de e-mail correto do destinatário antes de enviar sua mensagem. Serviços gratuitos estão disponíveis online para ajudá-lo a fazer isso, mas verifique sua reputação antes de confiar seus documentos a eles. (Para leitura relacionada, consulte "O Propósito do Formulário W-9")