De acordo com o regime de competência, as receitas e despesas são contabilizadas quando são auferidas. Isso é diferente da base contábil do caixa, onde são relatados sempre que o caixa entra e sai da empresa. A maioria dos contadores considera o método da contabilidade de competência como uma melhor mensuração da lucratividade para fins de demonstração de resultados.
A maioria das empresas usa a contabilidade de competência como sua prática contábil padrão, embora seja mais complicada e subjetiva do que a contabilidade de caixa. A maioria das empresas possui algumas formas de contas a pagar atrasadas e contas a receber, como vendas a crédito ou projetos que produzem fluxos de receita por um longo período de tempo. Esses eventos têm um impacto real nas operações da empresa, mesmo que nenhum dinheiro seja recebido imediatamente.
Por exemplo, uma empresa que vende uma peça de mobiliário com crédito registra a venda imediatamente, não após todos os pagamentos terem sido finalmente recebidos. Quando os pagamentos são recebidos antes que um serviço seja prestado ou que um bem seja efetivamente feito e entregue, o método da contabilidade de competência trata esse evento como um passivo. A empresa reconhece a receita da maneira tradicional somente quando o pagamento integral tiver sido recebido.
Quase sempre, a contabilidade de competência trata o reconhecimento de despesas com base no reconhecimento da receita relacionada. Isso é conhecido como o princípio de correspondência. Esse princípio, conforme estabelecido pelos princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), aplica-se tanto à venda de mercadorias quanto à prestação de serviços profissionais. Sem isso, as demonstrações financeiras revelariam muito pouca informação útil, porque os leitores não teriam uma avaliação precisa dos ativos e passivos.
Sempre que uma transação é registrada durante um período contábil, mas a receita em dinheiro não é realmente recebida até um período contábil subsequente, os contadores a chamam de receita acumulada. Da mesma forma, as despesas acumuladas se referem às despesas incorridas durante um período, mas pagas em outro. A base de competência da contabilidade é obrigatória para quaisquer empresas que mantêm um estoque. Para aqueles com menos de US $ 10 milhões em vendas, um método híbrido de competência e contabilidade de caixa pode ser usado, desde que o método da competência seja usado para vendas, compras e itens de estoque.
O software corporativo, como o QuickBooks, tornou-se extremamente popular para empresas e indivíduos. Enquanto muitos produzem relatórios de caixa e de competência, a configuração padrão é quase sempre a competência.
Embora o método de competência mostre os meandros da receita comercial com mais precisão, também torna mais difícil saber quanto dinheiro realmente está disponível. As empresas que não monitoram cuidadosamente seu fluxo de caixa separadamente da contabilidade de competência podem enfrentar sérios problemas de fluxo de caixa. Isso é especialmente importante para as empresas que dependem muito de contas de crédito e pagamentos atrasados de seus clientes.
