O Enterprise Resource Planning (ERP) é uma metodologia orientada a processos que integra sistemas usados em diferentes departamentos de uma empresa, permitindo um fluxo fácil e uniforme de informações sob controles definidos, auxiliado pelo uso de aplicativos de software e pelas melhores práticas definidas.
Este artigo descreve as ferramentas usadas no ERP e suas características para as várias funções que eles atendem. Para entender melhor as ferramentas, vamos começar com os requisitos funcionais.
O que é necessário em um sistema ERP?
Qualquer sistema ERP basicamente precisa atender aos seguintes requisitos funcionais.
- Ele deve ser um sistema unificado, com aplicativos e interfaces fáceis de usar, que funcione perfeitamente em vários departamentos com o acesso controlado necessário. Um banco de dados comum (ou bancos de dados múltiplos, porém compartilhados), acessível por diferentes aplicativos. Utilitários de pesquisa e relatório para gerar relatórios com base em vários parâmetros (como “todos os pedidos não enviados até ontem na categoria 'brinquedos')) Escalabilidade, personalização e fácil integração de módulos ad hoc, conforme necessário
As ferramentas que atendem aos requisitos do ERP:
Para atender às necessidades dos requisitos funcionais mencionados acima, as seguintes ferramentas e aplicativos são obrigatoriamente integrados ao sistema ERP.
O armazenamento de dados e o gerenciamento de informações com fluxo de trabalho estabelecido em diferentes departamentos e funções são a espinha dorsal de qualquer sistema ERP. Várias soluções e ferramentas estão disponíveis para armazenamento de dados, que incluem bancos de dados relacionais de empresas como Oracle, Sybase, DB2 e ofertas gratuitas de código aberto como Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Outras ferramentas de gerenciamento de informações podem incluir CMS (Content Management Systems) e aplicativos de repositório.
Dependendo do setor e das funções necessárias, é necessário selecionar um apropriado. Um fabricante pode achar que um banco de dados transacional como Oracle ou MySQL é mais relevante à medida que os dados baseados em transações passam por diferentes status (da fabricação ao inventário, à captura de pedidos, à captura e à venda e ao status de fornecimento). Por outro lado, uma empresa de redação de conteúdo on-line pode encontrar um sistema de repositório CMS com controle de versão mais adequado às suas necessidades.
O banco de dados ou repositório pode ser um único centralizado ou múltiplo com fluxo de dados automático de um banco de dados para outro. O fluxo de trabalho definido garante a movimentação contínua dos dados. Os bancos de dados podem ser hospedados local ou remotamente, ou mesmo na nuvem.
· Aplicativos e interfaces com controle de permissão adequado:
O armazenamento e gerenciamento de dados requerem acesso somente leitura ou edição para processar os dados. Depois que os itens são fabricados, eles precisam ser marcados como estoque pronto. O departamento de gerenciamento de estoque o atualiza como pronto para venda. Após uma compra, o item deve ser atualizado para o status vendido e assim por diante. Para isso, aplicativos e interfaces fáceis de usar fazem parte integrante de qualquer sistema ERP que também tenha controles e permissões definidos. Por exemplo, quando um item é marcado como vendido, apenas os operadores do departamento de logística devem poder atualizá-lo ainda mais, enquanto os do departamento de manufatura ou estoque devem ter acesso apenas à visualização.
Da mesma forma, para uma ferramenta de ERP para gravação de conteúdo, uma vez que o escritor envie o conteúdo ao editor para revisão, somente ele poderá modificá-lo, para evitar duplicações e conflitos de conteúdo.
Para permitir que controles, aplicativos e interfaces baseados em permissão sejam incorporados, qualquer solução de ERP que possa ser baseada em navegador, instalações de desktop ou aplicativos móveis / tablets. Uma equipe de fabricação em um local estacionário prefere uma interface baseada em desktop, enquanto uma equipe de vendas em constante movimento se beneficiará de uma interface baseada em navegador ou aplicativo móvel.
Um sistema ERP consiste em vários módulos e repositórios de dados, onde as atualizações e ações de dados seguem uma sequência definida logicamente com base nas necessidades de negócios. Isso constitui o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode ser pensado como a mente que controla as várias funções do corpo (fluxo de sangue, ar, alimentos e outros suprimentos, movimento de partes do corpo etc.). Um fluxo de trabalho claramente definido com acesso adequado em vários níveis é a parte necessária de qualquer solução de ERP.
As ferramentas comumente usadas implementadas na estrutura do ERP incluem o Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
O nível de gerenciamento, departamento, equipe ou geração individual de relatórios é outro requisito importante para um sistema ERP. Geralmente, ele está disponível no formulário do painel (com uma visualização de dados em tempo real - mostrando informações como pedidos recebidos, mas ainda não enviados, pagamentos com falha da última semana etc.) ou relatórios personalizáveis gerados em palavras ou dados comuns. aplicativos de edição, como planilhas.
A maioria das ferramentas e painéis de relatórios opera em tempo real (ou com um intervalo de tempo mínimo). Como os aplicativos usados pelos departamentos para atualizações de dados, essas ferramentas de relatórios / exibições do painel estão disponíveis como instalações baseadas em navegador ou em desktops. Eles também incluem recursos de relatório no final do dia, oferecendo o envio por e-mail de relatórios com tabelas / gráficos / tabelas como anexos do Microsoft Excel ou Word.
· Ferramentas de comunicação:
Em qualquer sistema que trabalhe em vários departamentos, a comunicação é obrigatória. Os sistemas ERP facilitam isso, oferecendo ferramentas para a geração automática de mensagens com base em ações, mensagens instantâneas, bate-papo ou recursos de transmissão geral nos níveis individual e de grupo. Digamos que, uma vez que um pedido esteja marcado como "Pronto para enviar", uma mala direta deve ser acionada para o departamento de logística para iniciar o processo de despacho; Ou, se a cozinha de uma pizzaria tiver um problema, uma mensagem de difusão geral poderá ser enviada a todos os outros departamentos para parar de receber novos pedidos.
Outras funções de mensagens instantâneas (como as do Lync, Chatter ou Yammer) são incorporadas para permitir uma comunicação fácil e instantânea.
Além das ferramentas acima, que são parte integrante de qualquer sistema ERP, existem outras que podem ser integradas conforme a necessidade:
Muitas ferramentas analíticas podem ser integradas ao sistema ERP para inteligência de negócios, análise preditiva, mineração de dados e análises relacionadas. Essas ferramentas analíticas são usadas para obter informações valiosas para a criação de decisões estratégicas de negócios com base nos dados disponíveis (como rastrear o comportamento do consumidor nas compras de fim de ano, resultados comparativos para produtos na prateleira de cor vermelha com mais vendas do que na prateleira de cor azul etc.)
· Alocação de recursos e ferramentas de agendamento de tarefas:
Os sistemas de ERP também podem integrar ferramentas para alocar recursos entre departamentos e tarefas (para indústrias de trabalho intensivo). Essas ferramentas trabalham com o princípio simples de tempo definido gasto por uma tarefa / projeto em relação ao cronograma de disponibilidade de recursos. Na conclusão da tarefa, o recurso recebe automaticamente uma nova tarefa correspondente às suas habilidades ou é colocado em um pool para a próxima tarefa. As ferramentas têm funcionalidade para intervenção manual no nível do supervisor, caso uma tarefa seja atrasada. Os benefícios incluem visibilidade clara sobre a carga de trabalho atual e futura, utilização otimizada de recursos, exploração de possibilidades de automação etc.
· Outros recursos adicionais: os sistemas ERP podem integrar módulos de gerenciamento de recursos humanos, gerenciamento de projetos, sistemas de controle de tempo, gerenciamento de documentos etc., conforme as necessidades da empresa. Há um grande número de ferramentas disponíveis específicas para cada setor e tipo de função, e os fornecedores de ERP prestam assistência aos clientes interessados na seleção do melhor ajuste. A Internet está sempre disponível para auto-ajuda para obter as informações necessárias.
A linha inferior:
O ERP é uma estrutura complexa para implementar e geralmente precisa de um fornecedor dedicado para implementação. Dois grandes gargalos identificados nas implementações de ERP são os altos custos e a falha em aderir às melhores práticas. Embora o custo possa ser mitigado em certa medida pela avaliação cuidadosa de diferentes fornecedores e pela avaliação de ferramentas gratuitas de código aberto, o outro desafio de falhas devido à falta de adesão às melhores práticas pode ser mitigado pelo treinamento direcionado aos funcionários. A avaliação adequada nos estágios iniciais, a parceria com os fornecedores com a experiência certa e a clareza dos requisitos desde o início ajudarão a uma implementação eficiente e bem-sucedida das ferramentas de ERP. (Para leitura relacionada, consulte "Estudos de caso de planejamento de recursos empresariais bem-sucedidos")
