As notas de débito são uma forma de prova de que uma empresa criou uma entrada de débito legítima ao lidar com outra empresa. Isso pode ocorrer quando um comprador devolve materiais a um fornecedor e precisa validar o valor reembolsado. Nesse caso, o comprador emite uma nota de débito que reflete a transação contábil.
Uma empresa pode emitir uma nota de débito em resposta a uma nota de crédito recebida. Erros (geralmente cobranças de juros e taxas) em uma fatura de venda, compra ou empréstimo podem levar uma empresa a emitir uma nota de débito para ajudar a corrigir o erro.
Principais Takeaways
- Uma nota de débito é uma transação por escrito que indica que uma empresa tomou uma ação financeira como resultado de lidar com outra empresa; a nota corresponde a uma nota de débito em um registro contábil. As transações entre empresas usam notas de débito e crédito; todas as notas são datadas, incluem um número de série, descrição da transação, detalhes da devolução e assinaturas das pessoas envolvidas. Uma fatura subfaturada que um fornecedor posteriormente procurou remediar seria um exemplo típico de uma nota de débito; uma loja devolvendo produtos a seu fornecedor e procurando ser reembolsada seria outro exemplo.
Notas de débito em transações
As notas de débito e de crédito quase sempre estão envolvidas nas transações B2B (B2B). Eles correspondem às entradas de débito e crédito nos registros contábeis, que servem ainda como prova de uma transação comercial anterior. Eles também podem ser chamados de notas de débito.
As notas de débito geralmente incluem as mesmas informações gerais: a data da nota, um número de série, uma breve descrição da transação comercial anterior, detalhes dos itens devolvidos (incluindo impostos sobre vendas e uma referência à fatura) e assinaturas da empresa apropriada. autoridades.
É mais provável que você ouça sobre uma nota de débito após uma fatura com fatura insuficiente. Suponha que um fornecedor tenha enviado US $ 10.000 em materiais para um cliente, mas apenas tenha enviado uma fatura no valor de US $ 9.500. Ao perceber seu erro, o fornecedor pode enviar uma nota de débito ao cliente pela diferença de US $ 500 para resolver o problema e fazer os ajustes adequados em seus registros contábeis.
Notas de débito, notas de débito, recebimentos de débito e faturas são de natureza semelhante e são documentos legítimos que demonstram transações financeiras entre empresas; no entanto, o termo "recebimento de débito" raramente é usado, se é que alguma vez, em transações B2B.
Recebimentos de Débito
Há alguma ambiguidade entre os termos "nota de débito" e "recebimento de débito". Às vezes, um recibo de débito é usado de forma intercambiável com uma nota de débito - outras vezes, os recibos de débito servem apenas para descrever registros escritos que provam que um cliente deve dinheiro a uma empresa. É raro ver o termo recebimento de débito usado para transações B2B.
Faturas
Uma nota de débito ou recibo de débito é muito semelhante a uma fatura. A principal diferença é que as faturas sempre mostram uma venda, onde as notas e os recebimentos refletem ajustes ou retornos de transações que já foram realizadas.
As notas de débito também podem ser substituídas pelas faturas tradicionais quando um produto ou serviço é fornecido fora do escopo normal dos negócios. Isso ajuda a distinguir a transação para os dois departamentos de contabilidade e também impede a empresa emissora de criar um novo tipo de fatura.
As transações B2B geralmente são baseadas em uma extensão de crédito, em que um fornecedor envia uma remessa para uma empresa antes de ser pago e depois fatura a empresa pelo valor devido após a entrega; débitos e créditos são o método contábil usado para acompanhar essas transações.
Devoluções de material
Pense nas notas de débito como reivindicações contra erros de negócios. No caso de mercadorias devolvidas de um comprador para um vendedor ou fornecedor, a nota de débito mostra a alteração nos livros do comprador (registros contábeis) e solicita o crédito devolvido. O fornecedor / vendedor geralmente envia uma nota de crédito como prova da reversão.
Por exemplo, considere o caso em que a empresa XYZ devolve material ao seu fornecedor, a empresa ABC. Para provar o valor que deve ser reembolsado, a XYZ redige uma nota de débito. A compra original foi de US $ 5.000; portanto, a nota de débito deve refletir o custo dos materiais, além das taxas de impostos locais. Os impostos e o custo das mercadorias devem sempre ser itens de linha separados na nota.
Após o recebimento, a ABC deve criar uma pequena nota de crédito como prova de entendimento e depois reembolsar (ou oferecer crédito a) XYZ (desde que a nota de débito contenha informações corretas).
Juros / Comissão a Receber
Suponha que uma empresa deva interesse a um credor ou comissão a terceiros pelos serviços prestados. Nesse caso, a nota de débito é normalmente emitida para responder a uma nota de crédito recebida, mas um devedor sempre pode emitir uma sem solicitação.
As notas de débito a receber de comissões são comuns entre controladoras e subsidiárias. As notas de débito com juros podem ser usadas para ajustar pagamentos anteriores ou como uma forma simples de manutenção de registros.
