O que são contas a pagar?
Estritamente definido, o termo comercial “contas a pagar” refere-se a um passivo, em que uma empresa deve dinheiro a um ou mais credores. Algumas pessoas acreditam erroneamente que contas a pagar se referem às despesas rotineiras das operações principais de uma empresa, no entanto, essa é uma interpretação incorreta do termo.
O saldo das contas a pagar de uma empresa é um ponto de dados estatísticos comum incluído no relatório de despesas que se estuda ao analisar as demonstrações financeiras gerais de uma empresa. Portanto, contas a pagar é uma métrica crítica para analisar quando uma empresa está em consideração por uma possível atividade de fusão ou aquisição. As despesas de uma empresa também estão incluídas nas demonstrações financeiras da empresa. E embora as contas a pagar e as despesas estejam certamente relacionadas entre si, elas são conceitos essencialmente independentes.
Conta de responsabilidade x conta de despesa
A melhor maneira de distinguir entre passivos e despesas é analisando ações passadas versus futuras. Onde passivos são aquelas obrigações que ainda precisam ser pagas, despesas são obrigações que já foram pagas em um esforço para gerar receita.
Os passivos são exibidos no balanço da empresa, que mostra um instantâneo claro e fácil de entender da situação financeira da empresa em uma data específica. Eles são tradicionalmente registrados no sub-razão "contas a pagar" no momento em que uma fatura é comprovada para pagamento. "Comprovado" (também conhecido como "comprovado") significa que uma fatura é aprovada para pagamento e foi registrada no Razão como um passivo pendente, onde a transação de pagamento ainda está em andamento. Tais contas a pagar são frequentemente chamadas de "contas a pagar".
As contas de responsabilidade incluem juros devidos por empréstimos de credores - conhecidos como "juros a pagar", bem como quaisquer obrigações fiscais acumuladas por uma empresa, conhecidas como "impostos a pagar".
A dívida devida aos credores normalmente deve ser paga dentro de um curto período de 30 dias ou menos. Mais importante ainda, esses pagamentos não envolvem uma nota promissória. Por outro lado, as obrigações hipotecárias não seriam agrupadas com as contas a pagar, porque na verdade elas vêm com uma nota promissória anexada. Por esse motivo, as obrigações hipotecárias se enquadram nas "notas a pagar", classificadas como uma categoria de despesa separada.
“Despesas” são exibidas na demonstração de resultados de uma empresa, que especifica receitas e despesas, para transmitir o lucro líquido por um determinado período. Um exemplo de transação de despesa seria qualquer custo incorrido enquanto um vendedor está tentando gerar receita em uma viagem de rede. Essas despesas podem incluir hospedagem, jantares de clientes, aluguel de carros, gasolina, material de escritório e materiais multimídia usados para apresentações.
Medidas logísticas de rastreamento
Não é de surpreender que acompanhar as contas a pagar possa ser uma tarefa complexa e onerosa. Por esse motivo, as empresas normalmente empregam contadores e contadores que costumam usar software de contabilidade avançado para monitorar faturas e o fluxo de dinheiro enviado. Essas responsabilidades de rastreamento se tornam exponencialmente mais complicadas com grandes empresas que possuem várias linhas de negócios e com grandes fabricantes de produtos que produzem inúmeras unidades de manutenção de estoque (ou SKUs). Para essas entidades, o pessoal da contabilidade depende cada vez mais do uso de soluções especializadas de automação de Contas a Pagar - geralmente chamadas de "ePayables" para simplificar processos automatizando os elementos manuais e de papel associados à coordenação das faturas de uma organização.
